#productip 14. No clasifiques los correos en carpetas

Por suerte o por desgracia uso el correo electrónico desde hace años y, si bien cada vez hay más voces que dicen que está muriendo como medio de comunicación en la empresa, la perspectiva en el corto plazo es el caudal de información que viene por ahí no va a disminuir. En función de esto, cualquier estrategia para minimizar el tiempo de procesamiento del correo electrónico está más que recomendada.

Luego de haber hablado del concepto de inbox cero en el pasado, ahora voy a hablar de otro tema tabú: la clasificación en carpetas o, mejor dicho, la no clasificación en carpetas.

El consejo no es una idea mía y no es original, pero sí es sumamente útil. No clasifiques los correos en carpetas. Guarda todo en una carpeta (o en carpetas anuales para el caso) y luego usa la búsqueda o las carpetas inteligentes para encontrar lo que necesitas.

(Si tenes poco tiempo, podes parar de leer aquí pues lo que sigue es una explicación de por qué este método tiene más sentido que el antiguo de clasificar cada correo)

¿Por qué esto? Porque se trata de elegir tener el problema cuando realmente lo necesites. Pensemos un minuto.

En el viejo método los pasos son:

1. Recibo y leo un mail
2. Decido si lo borro o lo guardo.
3. Si decido guardarlo, pienso dónde debería ubicarse para poder encontrarlo rápido luego.

Esta última elección a veces es rápida y a veces no. ¿Clasifico los mails por cliente o por persona o por tema o por objetivo o por fecha o ...? Seguimos este proceso para todos los correos, tanto los que voy a buscar en el futuro como los que no. Lo que ganamos de esta forma es que, supuestamente, tardamos menos en encontrar lo que buscamos luego.

En el método sugerido los pasos serían:

1. Recibo y leo un mail
2. Decido si lo borro o lo guardo.
3. Si decido guardarlo, lo muevo a la misma carpeta siempre.

Este nuevo método tiene 3 ventajas:

• El paso 3 es mucho más rápido pues no tengo que pensar y la mayoría de los clientes de mail tienen un método abreviado para hacer la tarea.
• Estoy ahorrando tiempo. Como estoy trasladando el tiempo de pensar en el mail al momento de la búsqueda posterior, no pienso en cada correo. Sólo pienso en aquellos que quiero encontrar por algún motivo.
• Aún puedo mantener agrupamiento en carpetas usando carpetas inteligentes. La mayoría de los clientes de correo permiten armar carpeta según criterios de búsqueda (los correos intercambiados con una determinada persona, los que tienen adjuntos, los que intercambiamos con un determinado dominio de mail (@cliente.com), etc).

Seguimos pensando..